2025-07-24 00:00:00
Organitzar un congrés professional implica molt més que coordinar dates i espais. Requereix visió estratègica, precisió logística i un enfocament centrat en l’experiència de l’assistent.
A CREA Group Events, fa més de 18 anys que acompanyem grans empreses en l’organització de congressos i convencions als destins més demandats d’Espanya, combinant experiència, creativitat i una execució impecable.
Entendre com s’organitza un congrés implica dividir el procés en fases estratègiques que permetin una planificació eficient i orientada a resultats. Des dels primers passos de definició d’objectius fins a l’avaluació final, cada etapa és una oportunitat per elevar la qualitat de l’esdeveniment i reforçar la imatge de l’empresa organitzadora.
A continuació, et mostrem pas a pas com organitzar un congrés perquè sigui professional i memorable:
Tot congrés ha de començar amb una fulla de ruta clara. Aquest punt és clau per alinear expectatives i establir les bases del projecte. Abans de prendre decisions logístiques, cal definir clarament els objectius de l’esdeveniment. Què vols posicionar amb el teu congrés? Vols impulsar la formació interna del teu equip? El teu objectiu és generar networking entre professionals del sector?
Aquesta fase també inclou la segmentació del públic, la previsió d’assistents i l’estimació del pressupost. Aquests són alguns del elements claus que s’han de definir:
· Tipus de congrés (científic, corporatiu, sectorial)
· Perfil dels assistents
· Objectius concrets (networking, formació, presentació de producte)
· Pressupost disponible
Un cop definits els objectius, és moment d’abordar l’execució tècnica. La logística és l’esquelet de qualsevol esdeveniment, i una bona planificació permet evitar imprevistos i optimitza recursos.
En aquesta fase es coordinen els serveis essencials per a l’esdeveniment: des de la reserva del lloc, l’allotjament i els desplaçaments, fins a la contractació de proveïdors com audiovisuals, càtering o personal de suport. Tot ha d’estar alineat amb l’experiència física de l’assistent. A més, és fonamental tenir en compte aspectes com l’accessibilitat de l’esdeveniment, el seu impacte ambiental i el compliment de la normativa vigent.
Aspectes logístics essencials:
· La contractació d’equips i de transport per a esdeveniment, si fos necessari
· Producció de materials (acreditacions, senyalètica, welcome packs)
· Seguretat, accessibilitat i permisos
· Coordinació amb proveïdors certificats
La ubicació influeix directament en la percepció de l’esdeveniment i en la participació. Escollir un espai singular o adequat també implica avaluar la seva capacitat tècnica, l’accessibilitat i la compatibilitat amb el disseny d’escenaris per esdeveniments.
Espanya compta amb una xarxa de ciutats perfectes per acollir congressos gràcies a la seva connectivitat, oferta hotelera i valor cultural. Les ciutats on se solen organitzar més congressos i convencions són:
· Madrid: Les convencions a Madrid destaquen per la seva connectivitat internacional, centres com IFEMA i un entorn empresarial ideal. És perfecta per a esdeveniments amb projecció global i gran afluència.
· Barcelona: Les convencions a Barcelona combinen innovació, arquitectura icònica i espais com Fira Barcelona. Un destí potent per a esdeveniments corporatius i tecnològics.
· Sevilla: Les convencions a Sevilla ofereixen un entorn cultural únic, bon clima i seus històriques adaptades. Ideal per a esdeveniments amb identitat i encant local.
· Màlaga: Celebrar convencions a Màlaga permet gaudir d’infraestructures modernes com FYCMA i d’un entorn dinàmic vora el mar. Perfecta per a esdeveniments actuals i creatius.
· València: Les convencions a València aposten per la sostenibilitat, el disseny i espais singulars com la Ciutat de les Arts. Un destí versàtil i en auge.
· Mallorca: Les convencions a Mallorca combinen natura, exclusivitat i serveis professionals. És ideal per a esdeveniments que busquen l’equilibri entre productivitat i experiència mediterrània.
Els continguts són el cor del congrés, i els ponents, el seu vehicle. Una bona selecció i gestió d’experts aporta valor i posiciona l’esdeveniment com a referent en el seu sector.
Aquesta fase implica tasques organitzatives, de producció i d’assistència tècnica, tot assegurant que cada intervenció compleixi la seva funció i s’integri en la narrativa global de l’esdeveniment.
Accions per una gestió efectiva:
· Convocatòria i confirmació d’experts
· Definició del programa i del timing
· Assistència tècnica i traducció simultània
· Coordinació amb equips de presentació
Una experiència fluida comença fins i tot abans de l’esdeveniment. La inscripció i la comunicació prèvia marquen la primera impressió del participant. Actualment, els assistents donen molta importància a la personalització i a l’eficiència, per això és vital comptar amb tecnologia que faciliti cada interacció, des del registre fins a les enquestes post-esdeveniment.
Elements de cominicació essencials:
· Plataforma de registre personalitzada
· Emails automatitzats i enquestes prèvies
· App de l’esdeveniment amb agenda, mapes i notificacions
El disseny d’escenaris per a esdeveniments no només aporta estètica: transmet valors, reforça missatges clau i crea moments d’impacte. Cada congrés ha de comptar amb un espai escènic adaptat al seu format, identitat corporativa i necessitats tècniques.
L’organització d’un congrés no s’acaba amb els aplaudiments finals. La fase d’avaluació és vital per mesurar l’impacte real de l’esdeveniment, identificar millores i alimentar futures estratègies de comunicació o de vendes.
Aquesta anàlisi s’ha de fer tant a nivell qualitatiu com quantitatiu, recollint el feedback directe dels assistents i mesurant els resultats en relació amb els KPI definits a l’inici.
Saber com organitzar un congrés també implica entendre els diferents tipus de congressos que es poden celebrar i les seves particularitats. No tots responen a la organització del mateix esdeveniment, ja que ni tenen els mateixos objectius ni requereixen els mateixos recursos tècnics o formats. Identificar el tipus adequat és fonamental per dissenyar una experiència que compleixi les expectatives dels participants i generi un retorn real per a l’empresa organitzadora. Principals tipus de congressos organitzats:
· Congressos científics i acadèmics: Adreçats a professionals i investigadors. Inclouen ponències, simposis i sessions paral·leles. Requereixen una logística complexa, alt nivell tècnic i serveis de traducció simultània.
· Congressos mèdics i farmacèutics: Centrats en la formació contínua, els avenços clínics i el networking professional. Exigeixen rigor, acreditacions oficials i espais adaptats a demostracions pràctiques.
· Congressos corporatius: Organitzats per grans empreses per comunicar resultats, presentar productes o reforçar la cultura interna. Inclouen sessions plenàries, dinàmiques de grup i activitats vivencials.
· Congressos sectorials o industrials: Agrupen empreses, associacions i professionals d’un mateix sector (tecnologia, turisme, energia, etc.). L’objectiu principal és generar sinergies comercials i posicionar marques.
· Congressos institucionals i governamentals: Fomenten el diàleg públic-privat i requereixen especial atenció al protocol, la seguretat i la representació institucional o internacional.
· Congressos híbrids o virtuals: Una modalitat a l’alça el 2025. Combinació de presencialitat i retransmissió en línia per ampliar l’abast de l’esdeveniment. Requereixen plataformes digitals robustes i producció tècnica avançada.
El darrer consell per organitzar una convenció amb èxit és comptar amb l’assessorament d’una agència DMC especialitzada. Són qui coneixen a fons el destí, dominen la coordinació local i disposen d’una xarxa fiable de proveïdors. La seva experiència garanteix una planificació més àgil, decisions encertades i resultats professionals, des de la logística fins a l’experiència final de l’assistent. A CREA Group Events acompanyem cada client amb solucions a mida i un enfocament estratègic en cada detall.
Per organitzar un congrés professional des de zero, has de definir els objectius, identificar el teu públic, establir un pressupost, escollir el destí, coordinar ponents, logística i escenaris per a esdeveniments. A CREA Group Events gestionem totes les fases amb un enfocament integral.
Una convenció corporativa requereix una planificació estratègica, un espai adequat, una agenda de continguts, producció tècnica, un registre eficient i una experiència personalitzada per als assistents. Pots conèixer-ne més a la nostra pàgina d’organització d’esdeveniments.
CREA Group Events destaca per la seva experiència com a DMC, el seu profund coneixement de destins com Madrid o Barcelona i la seva capacitat per personalitzar el disseny d’escenaris per a esdeveniments, oferint solucions tècniques i creatives d’alt nivell per a empreses nacionals i internacionals.
